どうも、はじめまして。現役介護福祉士のtakezoです。
私は営業職から介護業界へ転職し現在15年目です。
医療器販売の営業、介護老人保健施設、有料老人ホームといったこれまでの経験をもとに介護を中心とした情報を発信しています。
宜しくお願いいたします。
それでは本題です。
介護施設において
業務効率が悪く毎日がバタバタしてしまう。
そんなことはありませんか？
どこの介護現場でも業務効率化を図り
心にゆとりが持てる環境へ
改善していきたいですよね。
今回はそのような悩みを解決する
【介護施設は人手不足が慢性的！業務改善をする方法】
についてお話をします。
Contents
なぜ介護施設で業務改善が必要なのか？
まずはじめに
「なぜ、介護施設では業務が必要なのか？」
どのような仕事においても同じだと思いますが
業務効率化を図るということは、会社や施設の生産性を上げ
利益率を上げていくために重要なことです。
介護業界においても同じであり
『利益追求＝ご利用者のＱＯＬ（生活の質）向上』をしていくためには
業務効率化を図るための業務改善が必要です。
多くの介護施設では
介護保険制度内の人員配置基準を上回る人員配置をとっているにも関わらず、
日中や夜間の業務に余裕がなく、
時間外労働が必要になったり有休休暇が取得できない
といったケースが数多くみられています。
これからの団塊世代の高齢化に伴い、
更なる介護人材の不足が予想されるため
現状だけでなく今後も見据えた
介護業界・介護施設の業務改善への取り組みは急務であると考えます。
では、業務非効率になる原因について
つまり、何が原因で業務が圧迫してしまうのか？
主な理由について説明します。
介護施設で業務が非効率になってしまう原因
①介護士が「なんでも屋」になり過ぎている
介護現場では介護士がなんでも業務を幅広くやり過ぎているという問題点があります。
たとえば、現在のコロナ渦でいえばリモート面会の為の対応やパソコン設定、イベント企画の立案・場合によっては必要物品の出納管理、入浴準備やトイレ掃除、ご利用者又は家族への対応から記録に至るまで。
必要であることも多いですが、事務スタッフさんにお任せした方が速く済み効率的であろうことまでもが現場の介護スタッフが担っているため、ご利用者のナースコールや介助を行いながら複数の業務もこなすことで
業務の非効率化が生じ、余剰な残業が発生につながってしまいます。
②人員不足が上手くいっていない
介護施設では２４時間体制であり、
早出・日勤・遅出・夜勤といった勤務体制が多いのではないでしょうか。
毎日をだいたい同じ人員配置で設定していますが、
正直なところ１日の必要な人員の流れは、時間帯によって違います。
例えば、
特に必要な時間帯は入浴介助・食事介助・排泄介助といった時間帯であり、
それ以外の時間帯でも基本的には同じ人員配置で業務が行われているわけですから、
必要な時間帯にスタッフの人員を充足するのが困難になり非効率化が発生します。
空いている時間に雑務を行うなどの手段もありますが、
なかなかうまくいかない事が殆どです。
③フロア内が整理整頓できていない
フロア内の物品にしても書類関係のマニュアルにしても
整理が出来ていない施設さんも多いのではないでしょうか？
いつまでも不必要な物品が置きっぱなしになっていたり、必
要な時にマニュアルが探しだせなかったりと
スタッフが全員で物品やマニュアル・書類の保管場所の周知ができていないことが多いです。
時間のロスになり、業務の非効率化に繋がります。
では、業務非効率な原因をどうすれば改善していけるのか？
業務改善の方法について具体的に紹介をします。
業務効率化へ向けた業務改善の方法
①業務を仕分けてＩＴ機器を導入
まずは現在の業務を一覧にして、専門職業務と非専門職業務の業務仕分けを行います。
例えば
リモート面会であったり、企画書の立案であったり、分野によっては介護士でない他部署スタッフで担える部分（効率よく出来る部分）は無いかを模索し提案・相談を行います。
また、介護記録においても、紙媒体よりも電子媒体の方が効率がよく将来的にメリットがある場合には、電子カルテ導入を視野に提案をする。
他に見守りシステムや掃除など本来は介護士が行っていた分野をＩＴ機器や他専門スタッフ（パートさんの雇用）を設けたりすることで
本来の介助という業務に介護士が専念できるようになります。
会社・施設のコストに関わる事なので、提案する際は十分にコスト面（メリット・デメリット）の下調べをして上司・上層部との相談を重ねる必要もあり、個人の主観だけではなく他スタッフとの意識の統一も必要です。
②人員不足の再考や業務の見直し
無駄に空いている時間帯に過剰に人員を配置するのでなく、必要な個所・時間帯ごとに介護士を配置することも１つの手段です。
短時間パートさんを雇用し、必要な時間だけ人員を充足させたり、逆に少なくて回せそうな時間帯には人員を少なくするか、
またはアクティビティなどのご利用者のケアを充実すること出来ます。
業務の見直しについては、業務を一覧化して本当に必要な業務以外はバッサリと削っていきましょう。過去の習慣から知らず知らずに続けているケースも多いので１度見直しが必要です。
意外とこの業務はさほど必要なかったと気づくこともできます。
また、新しい事を始める場合は、何かをやめなければなりません。
介護業界は特に何か始めたら全部継続していって業務が圧迫していく傾向にあると常日頃に感じています。
常に何が必要であり、何が不必要かの取捨選択が必要です。
③５Ｓの見直し
問題点で提議したように、整理整頓ができていないと、いざ必要な時に必要なものが見つからず
また、直す際にも所定の位置に直すことができすに非効率さを引きおこします。
そもそも５Ｓとは【５つのＳ】から成り立ちます。
整理
整頓
清掃
清潔
しつけ
整理…要るものと要らないものに区別して要らないものを処分する
整頓…要るものを使いやすい場所にきちんと置く
清掃…身の回りのものや職場をきれいに清掃をして、いつでも使えるようにする
清潔…整理・整頓・清掃を維持して、誰が見てもきれいで分かりやすい状態に保ちきれいな状態を保とうという気持ちにさせる
しつけ…職場のルールや規律を守り、習慣づける
意外と難しいのがしつけであり、１度始めたことを習慣づけることって難しいですよね。
ただし１度習慣づいて、皆がするようになれば業務効率化が進みやすいです。
まずは業務改善を試してみて、見直しも行う。
介護施設で業務が圧迫してしまう理由として
①介護士が「なんでも屋」になり過ぎている
②人員配置が上手くいっていない
③フロアが整理できていない
業務改善の方法として
①業務仕分け、IT機器の導入
②人員配置の再考・業務の見直し
③５Ｓの見直し
を紹介しました。業務がうまく回っていないという施設さんでは、まず現在の業務を見直して実際に業務改善を実践するといいでしょう。
すぐに上手くいくこともあれば、上手くいかないことも必ずありますので
立ち止まりながら試行錯誤し現場の他のスタッフさんや他部署スタッフさんとも連携を図りながら業務効率化を進めていってほしいです。
そうすれば、ご利用者にとってもスタッフにとっても良い施設環境が整います。
転職も考えよう！
かといって、明らかに業務改善どころの騒ぎではない
といった職場環境は存在します。
そんな時は迷わず転職活動をしましょうね。
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